citati
Общее
0

Как контролировать свое время, планировать и работать эффективнее, часть 1

Время стало двигаться  быстрее, не так ли?  Сколько раз, придя на работу, мы хотели выполнить задачу, уже погружались в нее, но потом отвлекались на какие-то мелочи типа письма на электронной почте или телефонном звонке, и задачу решали дольше положенного. А может просто зависали в социальных сетях, вернуться из которых иногда бывает сложно). В этой статье я систематизирую работы известных гуру по планированию, постановке целей и эффективной работе. После прочтения возьмите на вооружение те методы, которые подходят вам больше всего и внедряйте их в свою систему. Про каждый из них вы можете подробнее найти в рунете, здесь я только кратко остановлюсь чем пользуюсь сам.

 

Совет №1. Выполняйте задачи из списка ABCD, умейте расставить приоритеты.

Этот метод известен многим и его название — матрица Эйзенхауэра. Все задачи, которые вам нужно выполнить, имеют разный приоритет, поэтому возле каждой из них нужно проставить одну из букв:

А – важные (!) и срочные (!) — должны быть сделаны прежде всего, это «лягушки» по Б.Трейси

В – важные (!), но не срочные

С – срочные (!), но не важные

D – не важные, и не срочные (их можно вычеркнуть из списка)

image014_9

Здесь мы видим 2 понятия – важность и срочность. Важность имеет приоритет перед срочностью, поэтому сначала нужно выполнять задачи типа А, а только потом переходить к задачам В. Не нужно тратить время на задачи C и D, поскольку их выполнение не приведет к значительным последствиям в вашей работе. Здесь важно действовать «по плану», поскольку если его не придерживаться, то такому плану грош цена. Дисциплина, дисциплина и еще раз дисциплина…

Умение правильно выявлять тип задач – основа того, что вы будете делать то, что ведет к цели, а не отвлекаться на второсортные дела, не приносящие результата.

 

Совет №2. Ставьте долгосрочные цели на неделю, месяц, год.

Помимо ежедневных дел нужно смотреть вдаль или так сказать, за деревьями видеть лес. Любое планирование начинается с правильной постановки целей. Вы хотите через год машину? Или новую квартиру? Запишите эти цели на бумаге. Запишите еще 9 целей, и из десяти выберите одну-две, которая, по вашему мнению может значительно изменить вашу жизнь.

Годовое планирование гораздо важнее, чем «план пятилетка». Несмотря на то, что многие гуру советуют использовать долгосрочные цели на 5, 10 или даже 20 лет, я не особо вижу толк в этом. Год – психологически важный срок для того, чтобы подбить черту, что произошло и чего вы добились. Традиционно перед новым годом я смотрю в свой список дел и подвожу итоги года. Но у меня есть еще одна важная контрольная точка. Я использую срок в полгода, т.к. у меня день рождения летом, и перед ним, я всегда анализирую свой годовой список. Полгода – это как промежуточная остановка, которая показывает, сбился ли я с маршрута или следую по нему. Иногда годовые цели становятся не актуальными и приходится их корректировать, поэтому такая точка нужна.

 

Совет №3. Перед тем, как сесть за задачу, всегда спрашивайте себя: «А надо ли?»

Business people standing with question mark on boards

Этот вопрос может быть в разных вариантах, например, «Приведет ли выполнение этой задачи меня ближе к  цели, или от нее можно отказаться?», «Что будет, если я не сделаю эту задачу?» или «Эта задача требует моего времени или ее поручить кому-то другому?» и т.д. Но суть от этого вопроса одинаковая. Перед тем, как приступить к любому делу, необходимо спросить себя: «А надо ли?». Этот вопрос как стоп-сигнал в вашей голове. Если вы хотите заняться ерундой, то он сработает, а эту задачу можно будет отодвинуть на дальний план или вообще вычеркнуть из списка. Когда вы задаете этот вопрос, то вы сами себя контролируете, а со временем это войдет в привычку.

 

Совет №4. Если на дело можно потратить 1-2 минуты, то смело делайте его, не задумываясь и не размышляя.

Не помню, кому принадлежит этот метод, но он очень эффективно работает. Бывает, что мы мешкаем в выполнении какой-то не очень важной, но срочной задачи, которую можно быстро решить. Например, мы думаем – позвонить или не позвонить важному клиенту. Однако, если такой звонок может занять 1-2 мин., то раздумывать не стоит: нужно брать и делать! Также это может быть ответ на электронное письмо, чтение полезной статьи или проверка какого-то задания. Главное здесь – не медлить, а делать сразу, тогда этот метод работает. Как правило, если вы мусолите эту задачу, то вы ее не делаете.

 

Совет №5. Знайте свою кривую производительности, т.е. когда вы максимально работоспособны.

owllarkgif_mc_2

Вы жаворонок или сова? Когда вы лучше выполняете работу – утром или вечером?  Например, мой отец утром ничего делать не может. Он «раскачивается» до 15-17 часов дня, потом медленно втягивается в режим и с 20 часов (когда уже многие заканчивают работать и проводят время с семьей). В период с 22.00 до 2.00 ночи у него вырабатывается огромная работоспособность, и он делает работу по максимуму. Он – типичная 100%-ая сова. Я знаю жаворонков, которые, наоборот, просыпаясь в 7 утра, чувствуют себя бодро свежо, и уже с 8.00 с хорошим настроением могут приступать к списку ежедневных дел. Важно определить ваше время в сутках, когда вы можете работать с максимальной отдачей. И в это время нужно работать над задачами А или В, которые стоят в приоритете. Вы жаворонок или сова?

Стоит помнить про обеденное время. Как правило, после обеда, у людей возникает сонливость и потеря работоспособности, поэтому в это время НЕ стоит выполнять важные дела.

 

Совет №6. Умейте отдыхать – спорт, чтение книг, смена обстановки, семья…

Хороший отдых – это залог того, что вы сможете работать продуктивнее. Отдых должен быть физический и умственный. Занятия спортом повышают приток крови в мозг, благодаря чему он начинает работать быстрее. Я как-то проводил эксперимент. После того, как начал заниматься спортом, я осознавал, что мысли потоком посещают мою голову, только успевай записывать. Я чувствовал себя очень хорошо, но когда сделал перерыв на неделю, то стал чувствовать себя хуже, идей стало меньше. Можно заниматься бегом, плаванием, футболом или просто ходить в тренажерный зал. Найдите что-то свое, но занимайтесь! Хорошо, что сегодня нам пытаются донести тему спорта компании типа Nike, Adidas или Reebook, которые проводят массовую  рекламу идеи спорта и достижений. И тема спорта сегодня актуальна как никогда.

Чтение книг способствует не только повышению кругозора, но познанию. Я не ставлю себе цели прочитать как можно больше книг в этой жизни. Качество важнее количества! Книги, которые я читаю – это бизнес-литература, но иногда я разбавляю художественными произведениями. Я конспектирую книги «по горячим следам», поскольку через время идеи в них забываются, а записи остаются. Если я захочу вспомнить основные мысли книги, я не буду перечитывать ее всю, а загляну в свою тетрадь.

Смена обстановки – это поездки и путешествия. После тяжелой работы, отдых становится вдвойне приятнее. Периодически ездите в путешествия, отдыхайте и меняйте рабочую обстановку. Вас посетят свежие идеи и мысли, а после отпуска вы будете работать с удвоенной энергией.

Семья – это основа всего. Если вы 100% в работе и не проводите время с семьей, то вы сам себе злобный буратино. Каждую неделю выделяйте время и находитесь поближе с семьей, так она только крепнет. Отдыхайте вместе!

 

Совет №7. Ведите бортовой журнал со списком выполненных дел за каждый день

4LxiCFHgN_I

Эту фишку я подсмотрел у Остина Клеона в книге «Кради как художник», где автор настоятельно рекомендует вести журнал событий. В нем необходимо фиксировать только все то, что произошло с вами в течение дня. Желательно указывать время. Спустя месяц, год, перечитывая такой журнал, вы можете понять, на что вы тратили его бездумно и что вы делали правильно для достижения ваших целей.

Я использую такой журнал и пишу туда каждый день вечером и ставлю оценку дню (по десяти бальной шкале, где 10 – самый лучший день). Я решил для себя, что каждый день буду выполнять минимум 3 задач, которые ведут к достижению моих долгосрочных целей. Если я халтурил и сделал, например, 1 важную задачу, то такой день высокую оценку не получает. Конечно все субъективно, но спустя время я делаю анализ и записей, и оценок и пытаюсь понять свои настроения и какие задачи доставляют мне наибольшее удовлетворение.

 

Совет №8. Умейте сказать «НЕТ» всем тем, кто крадет ваше время. Боритесь с пожирателями времени из списка Time Killers

time.killer

Тайм-киллеры у каждого свои, но в основном они живут в вашем телефоне. Это:

— игры

— веб мессенджеры типа viber или whats app

— социальные сети

— просмотр фотографий

и т.д.

Помимо мобильных тараканов есть обычные поедатели времени:

—  отвлечение на вопросы по работе коллег, когда вы занимались важной задачей;

— ответ на письмо на электронной почте, которое не имеет большого значения;

— кофе, печеньки, болтание с коллегами о не нужном.

и т.д.

Со списком пожирателей времени надо работать постоянно. Для этого нужно проанализировать свой бортовой журнал, и понять, на что расходуется время. Если мы видим какие-то повторяющиеся паттерны в своем поведении, то это и есть Time Killer. Выпишите их отдельным списком и боритесь с ними каждый день. Старайтесь меньше отвлекаться во время выполнения важных дел на ваш телефон, почту проверяйте 2 раза в день, а также меньше кофе-брейков и печенюшек 🙂

 

Совет №9. Всегда планируйте на бумаге, а не в голове. Используйте современные технологии для планирования

Блокнот_1   Блокнот_2  Блокнот_3

Не записанная мысль или цель на бумагу может вылететь из головы уже через 5 минут. Совет – пишите все идеи, которые приходят к вам в голову. Если вы планируете свой рабочий день, то запишите туда все, что касается этого дня.

Если раньше мы писали в блокнотах, то сегодня можно обойтись без них. И наш смартфон в этом плане – это не только место для Тайм-киллеров, но и наш друг. Скачивайте мобильные блокноты себе в телефон и ведите планирование там. Лично я веду несколько блокнотов на разные случаи:

Первый – записываю общие идеи и мысли

Второй – использую для планирования задач на день, месяц (самый удобный, т.к. в нем есть календарь)

Третий – для быстрых заметок, которые пришли в голову спонтанно

Конечно вариантов здесь много.

 

Совет №10. Обязательно ставьте дедлайн на каждую задачу, которую вы решаете.

Задача без срока – это не задача, потому что психологически вы не будете спешить ее «закрыть». Вы будете оттягивать и медлить, особенно если это задача из списка А. Счетчик обратного времени обычно действует отрезвляюще. Если до конца задачи остается очень мало времени, а для вас она имеет большое значение, то необходимо приложить максимум усилий, чтобы выполнить ее. Всегда ставьте дедлайн и проверяйте выполнение задач в бортовом журнале.

 

***

Продолжение следует…

Поделиться в соц. сетях

Общее
0
Похожие записи
Content management system concept word cloud background
Выбор движка для стартапа или мои грабли с 1С-Битрикс
Фриланс VS Фирма
Доли_2
Мы делили апельсин или тонкости распределения долей в стартапе

Оставьте Ваш комментарий

Ваш комментарий*

Ваше имя*
Ваша веб-страница